Per una scuola, organizzare viaggi d'istruzione e stage linguistici significa coniugare obiettivi didattici, qualità dell'esperienza e rispetto delle procedure previste per gli acquisti della Pubblica Amministrazione.

In questo contesto nasce l'Accordo Quadro Consip (ID 2919): uno strumento grazie al quale gli Istituti scolastici possono rivolgersi a fornitori qualificati, selezionati su scala nazionale in base a criteri rigorosi (tra cui solidità economica, organizzativa e qualità elevata dei servizi) per l’organizzazione più ed economicamente conveniente di viaggi di istruzione e stage linguistici.

Ma come funziona concretamente l'AQ Consip? Cosa deve fare un Istituto per utilizzarlo? E quali sono i passaggi che portano dall'ordine all'effettiva partenza degli studenti? Vediamolo passo dopo passo.

 

Cos'è l'Accordo Quadro Consip?

L'Accordo Quadro ID 2919 è dedicato alla fornitura di servizi per l'organizzazione e gestione di viaggi di istruzione e stage linguistici destinati agli Istituti scolastici.

La fornitura riguarda l'organizzazione di pacchetti di viaggio "All Inclusive", comprensivi del trasporto e dei servizi turistici e formativi connessi.

L'Accordo comprende diverse tipologie di esperienza:

• viaggi di integrazione della preparazione di indirizzo;
• viaggi e visite di integrazione culturale;
• viaggi e visite in parchi e riserve naturali;
• viaggi connessi ad attività sportive;
• stage linguistici di classe;
• stage linguistici per gruppi trasversali, anche appartenenti a più indirizzi.

La durata dell'esperienza può inoltre variare da programmi di 1-2 pernottamenti a viaggi di 3-4 notti fino a soggiorni di 5 o più pernottamenti.

 

Quali sono i vantaggi dell'AQ Consip per gli Istituti scolastici?

Guardando nel complesso alla procedura, emerge come l'Accordo Quadro metta a disposizione delle scuole un percorso strutturato per acquistare servizi di viaggio attraverso fornitori già individuati mediante una procedura nazionale.

Tra gli elementi che caratterizzano questo modello troviamo:

• fornitori selezionati attraverso una gara pubblica;
• condizioni e procedure definite;
• maggiore tracciabilità dei diversi passaggi;
• tempistiche prestabilite;
• più soluzioni di viaggio da valutare;
• possibilità di richiedere modifiche;
• un processo che accompagna l'Istituto dalla pianificazione alla verifica finale del servizio, compresa la verifica che al costo dei servizi sia applicato solo il mark up indicato nell’offerta di gara, ottenendo quindi il miglior prezzo sul mercato.

L'obiettivo è rendere maggiormente strutturato un processo che, soprattutto per Istituti con numerosi viaggi e gruppi di studenti, può presentare una notevole complessità organizzativa e amministrativa.

Sai che Zainetto Verde è tra gli aggiudicatari del Bando Consip? Ci occupiamo di mobilità studentesca da oltre trent'anni e, grazie alla nostra esperienza, renderemo il processo ancora più semplice. 

 

Come è organizzato l'AQ Consip?

Per rispondere alle diverse esigenze degli Istituti sul territorio nazionale, l'Accordo Quadro è articolato in due lotti merceologici, a loro volta suddivisi in 10 sub-lotti geografici.

Il Lotto 1 riguarda i viaggi di istruzione ed è articolato in otto sub-lotti territoriali:

• Lombardia;
• Lazio;
• Campania;
• Sicilia;
• Nord-Est;
• Nord-Ovest;
• Centro;
• Sud.

Il Lotto 2 è invece dedicato agli stage linguistici ed è suddiviso nei sub-lotti Nord e Centro-Sud.

Questa organizzazione permette di ricondurre l'approvvigionamento alla corretta tipologia di servizio e all'area geografica di appartenenza dell'Istituto.

 

Ma come funziona l'AQ Consip?

Uno degli aspetti più importanti dell'AQ è come l'Istituto passa dalla pianificazione dei viaggi all'ordine e, successivamente, alla definizione delle singole esperienze.

Possiamo riassumere la procedura in 3 fasi principali.

1. Stima del valore dei viaggi

Il primo passo consiste nel determinare quali gite e quali ministay l'Istituto prevede di realizzare nel corso dell’anno scolastico. 

Sul Portale Acquisti in Rete è presente l’apposita sezione per inserire le esperienze programmate e il relativo importo stimato. 

È importante sottolineare un punto: nell'ambito dell'AQ, non è il singolo viaggio a dover superare la soglia prevista, ma l'importo complessivo dei viaggi compresi nell'ordine, che deve essere superiore a 140.000 euro. 

Per approfondire le soglie, consulta la sezione dedicata.

2. Invio dell'ordine a Zainetto Verde

Una volta stimato il fabbisogno, l'Istituto accede all'Accordo Quadro attraverso il Portale Acquisti in Rete e procede alla creazione dell'ordine.

L'individuazione del fornitore segue la graduatoria di aggiudicazione dell'Accordo Quadro, tenendo conto delle quote e delle tranche previste.

Il sistema prevede specifiche condizioni che possono determinare lo scorrimento della graduatoria, ad esempio quando sia stata raggiunta la quota massima prevista per un aggiudicatario oppure nel caso di particolari servizi personalizzati non disponibili presso quel fornitore. Zainetto Verde rientra già tra gli aggiudicatari.

3. Invio richiesta RDA (Richiesta di Approvigionamento)

Dopo l'emissione dell'ordine arriva uno dei passaggi più importanti dell'intera procedura: la Richiesta di Approvvigionamento, o RDA.

Mentre l'ordine può comprendere più viaggi, la RDA riguarda il singolo viaggio collegato all'ordine e può coinvolgere una o più classi. Di conseguenza, a uno stesso ordine possono essere associate più RDA.

 

Cos'è la RDA nell'Accordo Quadro Consip?

La Richiesta di Approvvigionamento (RDA) è il documento attraverso il quale la scuola comunica al fornitore tutte le caratteristiche necessarie per costruire concretamente la proposta di viaggio.

Deve contenere informazioni come:

• numero dell'ordine;
• dati dell'Istituto scolastico;
• importo stimato;
• destinazione;
• numero e caratteristiche dei partecipanti;
• eventuale presenza di studenti con disabilità;
• mezzi di trasporto richiesti;
• sistemazione;
• pasti;
• escursioni e attività;
• assicurazioni;
• descrizione e caratteristiche del viaggio.

Più precise sono le esigenze indicate dalla scuola, più il fornitore dispone degli elementi necessari per elaborare soluzioni coerenti con il progetto educativo e organizzativo dell'Istituto.

 

Quando deve essere inviata la RDA?

La programmazione riveste un ruolo fondamentale.

La RDA deve infatti essere trasmessa al fornitore con:

• almeno 30 giorni lavorativi di anticipo rispetto alla data prevista per la partenza, per gruppi fino a 50 studenti;
• almeno 45 giorni lavorativi di anticipo per gruppi superiori a 50 studenti.

Programmare per tempo consente quindi all'Istituto di rispettare le tempistiche previste dall'Accordo e affrontare con maggiore tranquillità le successive fasi organizzative.

 

Cosa succede dopo l'invio della RDA?

Ricevuta la richiesta, il fornitore procede innanzitutto alla verifica preliminare della RDA entro 2 giorni lavorativi, controllando che siano presenti tutte le informazioni necessarie. Successivamente, passa alla ricerca delle disponibilità compatibili con le necessità indicate dalla scuola.

Il meccanismo dell'Accordo prevede quindi che vengano presentate almeno 3 soluzioni di viaggio, con il relativo preventivo.

I tempi previsti sono:

• entro 10 giorni lavorativi per gruppi fino a 50 studenti;
• entro 15 giorni lavorativi per gruppi superiori a 50 studenti.

In questo modo l'Istituto non riceve una singola proposta da accettare o rifiutare, ma dispone di più alternative tra cui individuare quella maggiormente coerente con le proprie esigenze.

 

La scuola può chiedere modifiche alle proposte ricevute?

Sì, se nessuna delle soluzioni ricevute soddisfa completamente le esigenze dell'Istituto oppure è necessario intervenire su alcuni aspetti dell'esperienza, la scuola può richiedere modifiche.

Il fornitore deve quindi presentare una nuova soluzione, insieme all'indicazione degli eventuali costi aggiuntivi, entro 3 giorni lavorativi.

L'Istituto mantiene quindi un ruolo attivo nella definizione del viaggio anche dopo aver ricevuto le prime proposte.

 

Dalla scelta della proposta alla conferma del viaggio

Una volta individuata la soluzione più adatta, la scuola procede alla sua conferma, indicando anche il numero effettivo dei partecipanti.

La procedura prevede:

• conferma della soluzione scelta entro 7 giorni lavorativi;
• pagamento di un acconto del 50% entro 5 giorni lavorativi, dopo la conferma del fornitore e il ricevimento della fattura;
• prenotazione dei servizi scelti da parte del fornitore;
• firma delle condizioni contrattuali relative alla RDA;
• successivo pagamento di un secondo acconto del 30%, almeno 15 giorni solari prima della partenza;
• invio della documentazione di viaggio almeno 7 giorni solari prima della partenza.

Il processo accompagna quindi la scuola attraverso passaggi e tempistiche definite, dalla programmazione fino alla partenza.

 

E dopo il viaggio?

La procedura non termina al momento del rientro.

Nei 5 giorni lavorativi successivi al rientro, l'Istituto procede alla verifica di conformità prevista dall'Accordo. Questa permette al fornitore di emettere la fattura a saldo, cui segue il pagamento finale secondo le tempistiche previste.

È prevista inoltre una specifica clausola di tutela: qualora il prezzo aumenti di oltre il 5% rispetto alla soluzione accettata, l'Istituto può annullare il viaggio e ottenere la restituzione degli acconti versati.

 

Zainetto Verde è tra gli aggiudicatari dell'Accordo Quadro Consip

Zainetto Verde, in RTI con WEP, è tra gli operatori aggiudicatari dell'Accordo Quadro Consip ID 2919 per l'organizzazione e la gestione di viaggi di istruzione e stage linguistici.

Per gli Istituti scolastici significa poter contare, nell'ambito dell'Accordo, su un partner specializzato nell'organizzazione di esperienze educative in Italia e all'estero, dalla progettazione iniziale fino al rientro.

L'aggiudicazione rappresenta inoltre il risultato di un percorso di selezione nazionale e della capacità di rispondere ai requisiti richiesti per operare all'interno delle procedure previste per la Pubblica Amministrazione.

Se la tua scuola sta programmando viaggi di istruzione o stage linguistici e vuole approfondire opportunità, modalità operative, soglie e procedure dell'Accordo, consulta la nostra pagina dedicata all'Accordo Quadro Consip per le scuole e scopri come Zainetto Verde può supportare il tuo Istituto.